Klubbstyrelsen är ansvarig för att årsmötet sker i enlighet med förbundets grundläggande värderingar och av klubben antagna stadgar.
- Styrelsen ska tillsammans förbereda och genomföra årsmötet med alla de handlingar som ska presenteras för medlemmarna. Det är både en möjlighet och ett krav att avrapportera vad styrelsen arbetat med under året och hur.
- Revisorernas uppdrag och resultat ska också avrapporteras på årsmötet, deras oberoende granskning av styrelsens arbete ligger till grund för frågan om styrelsens ansvarsfrihet.
- Valberedningens roll är att till årsmötet föreslå en allsidigt sammansatt styrelse. Valberedningen ska vara opartisk och arbeta utan inblandning från styrelsen eller övriga.
Planera mötets genomförande utifrån stadgarna. Beakta demokratin (hur kan alla vara med och uttala sig) och det sociala (aktiviteter i samband med mötet). Allt för- och efterarbete kring årsmötet ombesörjs av klubbstyrelsen, dvs. framtagande av korrekta handlingar samt tillhandahållande av dessa handlingar samt uppdatering efter möte och arkivering.
Det är av vikt att styrelsen efter kongress 2022 går igenom de beslutade ”Förslag till klubbstadgar” för att vid behov föreslå nya stadgar för klubben.
Bestäm om mötet ska genomföras genom att deltagarna ses i realtid – i samma lokal eller via exempelvis Teams - eller om mötet ska genomföras digitalt. Förbundskansliet tillhandahåller från 2023 systemet VoteIT som stöd för årsmöten. Vid möte i VoteIT kontaktas kansliet senast fyra veckor innan mötet ska inledas. Klubbarna i förbundet är fria att använda också andra system, men då utan kanslistöd.